第一章：為什么需要保護(hù)桌面文檔

1.1文檔與行政辦公相輔相成

對于每個行政單位的公務(wù)人員而言，每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規(guī)劃文檔打交道。這些文檔資料是日常行政辦公至關(guān)重要的數(shù)據(jù)和信息之一，容不得半點(diǎn)差錯。雖然上下級的行文都通過OA等系統(tǒng)進(jìn)行了管理和保存，但是我們還有大量正在進(jìn)行的材料、素材、尚未正式成文的報告，這些文檔占比更高，甚至超過90%，與已經(jīng)成文流轉(zhuǎn)在OA的制度、報告相比，而這90%與我們每個公務(wù)人員日常的工作息息相關(guān)。

每個人其實都會有自己的私人文檔資料庫：

ü?很多人都會習(xí)慣收集一些與自己本職崗位相關(guān)的資料，與本崗位相關(guān)的報告、專業(yè)相關(guān)的資料；

ü?有一些個人寫的不成文的資料，或者很多的歷史版本；

ü?正在做的，還沒正式提交的報告資料和方案；

這些資料隨時可能存在風(fēng)險，影響公務(wù)人員的工作：

ü?不小心誤刪除了；

ü?OFFICE崩潰了，文檔損壞了；

ü?好不容易修改好，領(lǐng)導(dǎo)說上個版本更好，找不回來歷史版本；

ü?機(jī)器壞了，優(yōu)盤感染病毒了；

很多人都喜歡用優(yōu)盤來給自己的重要文件做個備份，但是優(yōu)盤感染病毒的故事經(jīng)常發(fā)生，而且優(yōu)盤丟失的情況也是有發(fā)生，更重要的是，IT管理員也不勝其煩，因為病毒經(jīng)常騷擾整個辦公網(wǎng)絡(luò)，所以很多單位都考慮如何取消優(yōu)盤的使用。

另外，在科室內(nèi)部，大家也經(jīng)常需要共享，而通過郵件、QQ、內(nèi)部IM等工具，文件修改一次傳輸一次，對方修改后又傳輸回來繼續(xù)修改，文檔反復(fù)修改反復(fù)傳輸，造成一份協(xié)作文檔多個版本，文檔協(xié)作非常不方便。

因此，我們需要達(dá)成以下目標(biāo)：

l?實現(xiàn)公務(wù)員的文檔安全保護(hù)，保護(hù)以文檔為載體的信息化資產(chǎn)，避免誤刪除、誤修改、感染病毒、優(yōu)盤丟失導(dǎo)致耽誤工作，也需要考慮避免優(yōu)盤當(dāng)做共享介質(zhì)，減少病毒隱患和風(fēng)險。

l?推進(jìn)科室內(nèi)的辦公資料共享,同一科室，同一崗位的專業(yè)資料、參考資料可以共享，提升共享協(xié)作效率。

綜上，行政機(jī)關(guān)有必要減少一個公務(wù)員的辦公文檔保護(hù)和共享平臺，實現(xiàn)安全的公務(wù)員桌面文檔保護(hù)和備份，并且能使得集中存儲的文檔得到高效流轉(zhuǎn)，能隨時隨地訪問，簡易的操作和使用，高效的科室內(nèi)文檔分享與協(xié)作。

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第二章：解決方案：安全云盤為文檔辦公保駕護(hù)航

易享云是愛數(shù)針對解決以上問題而研發(fā)的產(chǎn)品，它是專為中小用戶打造的安全云盤，它可以幫助用戶方便的搭建一個統(tǒng)一的安全文檔備份和分享平臺。

2.1安全的文檔存儲和備份

l?2.1.1文檔數(shù)據(jù)自動同步實時保護(hù)

可以實現(xiàn)文件的實時備份保護(hù)，任何在同步目錄下的文件修改即可實時同步備份，可以隨時查看歷史版本，不小心誤刪除后，可以通過云端回收站找回。

ü?歷史版本：PC客戶端操作的文件，系統(tǒng)全程記錄文件的修改歷史，用戶可通過歷史版本，找回所修改的文件內(nèi)容。

ü?云端回收站，支持誤刪除文件的回收，避免本地誤操作，基于文檔庫的回收站分類，對于大規(guī)模企業(yè)文件而言，更加清晰。

2.2隨時隨地多終端訪問

易享云可以支持PC客戶端訪問、網(wǎng)頁訪問、手機(jī)訪問、Pad訪問，并且文件的分類一致，無論在科室、在家、在出差路上，都能隨時隨地訪問，輕輕松松就能分享。

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圖2.1：多終端訪問

2.3簡易的操作和使用

l?2.3.1獨(dú)一無二的觸發(fā)下載與Windows體驗

易享云采用觸發(fā)下載機(jī)制，你看到了所有你有權(quán)限看的文件列表，但是文件是在云端，只有當(dāng)你點(diǎn)擊文檔打開時才下載，這個創(chuàng)新是獨(dú)一無二的，可以實現(xiàn)在Windows資源管理器下面的操作與自動同步備份。易享云看到全部，使用少數(shù)，實時同步上傳，按需觸發(fā)下載，常用工作資料，批量下載。

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圖2.2?自動同步與Windows體驗

標(biāo)??代表文檔已經(jīng)同步至本地;?代表正在同步，?代表在云端未同步至本地

l?2.3.2全文檢索，快速找到想要的參考資料

面對海量文檔中心，全文檢索是使用文檔的基礎(chǔ)，組織所有文檔集中存儲后，我們常常需要從海量數(shù)據(jù)中快速找到自己需要的文檔，易享云全文檢索是在服務(wù)器端搜索，能根據(jù)搜索詞，將標(biāo)題或內(nèi)容有搜索詞的基于自身權(quán)限范圍內(nèi)的文檔全部可搜索到，搜索到即可打開查看。

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圖2.3：全文檢索

l?2.3.3快速定位

有的時候，你知道有這樣的文件，但是你卻不記得他的位置，只記得模糊的文件名字。通過文件名關(guān)鍵詞就可以快速定位易享云里面任何有訪問的文檔了。

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圖2.4：快速定位

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第三章：方案設(shè)計

3.1方案架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)用戶的整體數(shù)據(jù)大小及用戶規(guī)模，推薦構(gòu)建基于安全文檔共享協(xié)作解決方案，可以隨時隨地訪問，實現(xiàn)文檔的分享與協(xié)作。拓?fù)鋱D如下：

圖3.1拓?fù)鋱D

3.3方案設(shè)計說明

1．易享云：負(fù)責(zé)實現(xiàn)智能存儲中心的安全存儲、文檔共享與協(xié)作、數(shù)據(jù)保護(hù)。

2．訪問方式：易享云支持PC客戶端訪問、網(wǎng)頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問，只需在PC、手機(jī)、Pad下載易享云客戶端，即可訪問，并且支持網(wǎng)頁訪問形式，無需下載客戶端即可快速訪問。

3.系統(tǒng)規(guī)劃：根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)梳理用戶體系及文檔組織分類，可靈活配置權(quán)限體系以及存儲空間，優(yōu)化文檔共享協(xié)作效率。